405-01 Aplicación de los principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental |
| La Contabilidad Gubernamental se basará en principios y normas técnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparación y presentación de información financiera, para la toma de decisiones. La Contabilidad Gubernamental tiene como misión registrar todos los hechos económicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios y producir información financiera sistematizada y confiable. Las entidades que por normativa vigente deban presentar estados financieros, éstos serán verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios técnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables. |
| Código/Mes |
Descripción |
Medios Verificación |
Días Planificados |
Progreso(%) |
A1
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3
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5
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10
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405-01 Aplicación de los principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental
La Contabilidad Gubernamental se basará en principios y normas técnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparación y presentación de información financiera, para la toma de decisiones.
La Contabilidad Gubernamental tiene como misión registrar todos los hechos económicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones
a entregar recursos monetarios y producir información Financiera sistematizada y confiable.
Las entidades que por normativa vigente deban presentar estados financieros, éstos serán verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios técnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables.
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Balances financieros |
250 |
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A2
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6
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405-02 Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental
El Sistema de Contabilidad de las entidades públicas se sustentará en la normativa vigente para la Contabilidad Gubernamental y comprende, entre otros, la planificación y organización contables, objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y demás información gerencial y los archivos de la documentación que sustentan las operaciones.
El ente financiero del gobierno central y las demás entidades del sector público son
responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los
parámetros señalados por las disposiciones legales vigentes, el cual debe diseñarse
para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de
administración, así como proporcionar en forma oportuna, los reportes y estados
financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real
de sus operaciones.
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Reportes Financieros
Balances Financieros |
250 |
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A3
1
2
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6
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12
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405-03 Integración contable de las operaciones financieras.
La contabilidad constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable para
múltiples usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar información financiera
válida, confiable y oportuna para la toma de decisiones del personal que administra
fondos públicos.
La contabilidad integrará y coordinará las acciones que deben cumplir las unidades que
forman parte del Sistema de Administración Financiera, de conformidad a los principios
y normas técnicas que posibilitan el registro y control de los recursos públicos,
generando información financiera actualizada y confiable, para uso interno y externo.
El sistema contable reflejará la integración presupuestaria y contable de sus
operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.
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Reportes Financieros
Balances Financieros
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250 |
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A4
1
2
3
4
5
6
7
8
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405-04 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y financieros y presentación de información.
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la
información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el
control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la información
en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor
esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información.
Por ningún concepto se anticiparán o postergarán los registros de los hechos
económicos, ni se contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el catálogo
general.
La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la
dirección disponga de información confiable. Una clasificación apropiada implica
organizar y procesar la información, a partir de la cual será elaborada la información
financiera de la entidad.
Las entidades públicas que están obligadas a llevar contabilidad presentarán
oportunamente la información financiera, de conformidad con las disposiciones
establecidas en la normativa vigente.
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Balances financieros
Comprobantes de Diario
Comprobantes de Ingresos
Comprobantes de Ajuste
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250 |
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A5
1
2
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11
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405-05 Conciliación de los saldos de las cuentas
Las conciliaciones se aplicarán por lo menos una vez al año dentro del periodo contable
para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables,
mediante el cruce de información de dos fuentes internas diferentes o de una interna
con otra externa.
Las conciliaciones permiten detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o
regularizaciones cuando sean necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la
respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de comprobar su conformidad y/o
detectar la existencia de diferencias para efectuar los ajustes correspondientes a base
de la documentación sustentatoria.
El personal encargado de realizar las conciliaciones será independiente del registro,
autorización y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas dejarán constancia por
escrito de los resultados; y, en el caso de determinar diferencias, se notificará por escrito
a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la máxima autoridad.
Sobre la base del modelo de gestión financiera implementado por el ente rector de las
finanzas públicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio
serán de responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicación a las normas emitidas
para el efecto.
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Constataciones Fisicas-Inventarios
Constataciones Fisicas-Garantías
Constataciones Cuentas Por Cobrar
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24 |
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A6
1
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6
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405-06 Formularios y documentos
Las entidades públicas y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos emitirán y difundirán los procedimientos, manuales, formularios y
formatos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la
documentación de respaldo, para su verificación posterior, tanto física como digital.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que
respalden otras operaciones importantes de carácter técnico o administrativo, serán
preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos
automatizados, esta numeración se generará automáticamente, con un código que
permita controlar su secuencia y autenticidad, y el sistema impedirá la utilización del
mismo número en más de un formulario. Los documentos prenumerados serán
utilizados en orden correlativo y cronológico, lo cual posibilita un adecuado control.
La autoridad correspondiente designará una persona para la revisión periódica de la
secuencia numérica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigación de
los documentos faltantes.
En el caso de errores en la emisión de los documentos, éstos se salvarán emitiendo uno
nuevo. Si el formulario numerado es erróneo será anulado y archivado el original y las
copias respetando su secuencia numérica.
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Expedientes de procesos
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250 |
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A7
1
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3
4
5
6
7
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405-07 Anticipos de fondos
Los recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos
específicos, garantías, fondos a rendir cuentas, débitos indebidos sujetos a reclamo y
egresos realizados por recuperar, serán adecuadamente controlados y debidamente
comprometidos en base a la disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una
apropiada y documentada rendición de cuentas y la devolución de los montos no
utilizados.
Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los fondos serán liquidados y su diferencia
depositada a través de la cuenta rotativa de ingresos de cada entidad, hasta el 28 de
diciembre de cada año, excepto los anticipos a servidoras y servidores públicos.
La entrega de estos fondos estará supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas
para el efecto por las entidades competentes.
Para asegurar el uso adecuado de los recursos de los fondos de reposición, caja chica,
fondos rotativos, fondos a rendir cuentas, entre otros, la entidad que los otorga deberá
realizar arqueos periódicos sorpresivos.
El personal responsable de la administración de estos fondos presentará los sustentos
necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentación de
soporte o fuente debidamente legalizada.
El área de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de información
sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuentas o
devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio
que permitan corregir desviaciones que inciden sobre una gestión eficiente.
La entidad deberá observar las prohibiciones en la utilización de fondos, emitidas por el
ente rector de las finanzas públicas.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades
sobre este tipo de operaciones y hechos económicos, se podrán utilizar las cuentas
auxiliares que para el efecto constan en el Catálogo General de Cuentas emitido por el
Ministerio de Finanzas, así:
a) Anticipos a servidoras y servidores públicos
Las entidades a través de las unidades responsables de la gestión financiera podrán
conceder anticipos de las remuneraciones u honorarios señalados en el presupuesto
institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institución de
acuerdo a los montos establecidos para el efecto y cuando su capacidad de pago le
permita cubrir la obligación contraída. El valor así concedido será recaudado por la
Unidad de Administración Financiera institucional al momento de efectuar el pago
mensual de remuneraciones. Por su parte, la institución será responsable del control
interno y de la verificación de la capacidad de pago de cada servidor, en aplicación de
la normativa vigente.
b) Anticipo a contratistas
Las entidades contratantes de conformidad con las disposiciones normativas en materia
de contratación pública y los contratos legamente suscritos, podrán otorgar anticipos a
las contratistas, siempre que éstas garanticen los recursos entregados.
Los valores del anticipo se devengarán en la proporción que se amorticen o se reciban
provisionalmente las obras, bienes o servicios.
Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos,
éstos serán registrados en el sistema.
Las cartas de crédito no se considerarán anticipo si su pago está condicionado a la
entrega - recepción de los bienes u obras materia del contrato.
c) Fondos de reposición
Son valores asignados para un fin específico, que serán repuestos previa liquidación
parcial y mediante la presentación de documentación sustentatoria debidamente
legalizada; y, serán liquidados al cumplirse su objetivo de conformidad a la normativa
legal vigente
Estos fondos son:
- Caja chica: institucional; y, en proyectos y programas
- Fondos rotativos: institucional, en proyectos y programas, especiales; y, de entidades
educativas de producción
d) Fondos a rendir cuentas
Constituyen una cantidad de dinero destinada exclusivamente para satisfacer pagos en
efectivo, originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad
específica.
Serán asignados al personal autorizado para satisfacer gastos que no se pueden
atender normalmente y están sujetos a liquidación dentro del mismo mes en que fueron
entregados, previa presentación de la documentación debidamente legalizada que
respalde los egresos realizados.
Estos fondos son:
- Anticipo de viáticos, pasajes y otros de viaje institucionales
- Anticipos de viáticos, pasajes y otros de viajes en proyectos y programas
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Expedientes de procesos
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250 |
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A8
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4
5
6
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8
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405-08 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores
de la entidad, estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos periódicos y
sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física, comprobar su igualdad
con los saldos contables y con los registros y documentos administrativos relacionados.
Dichos arqueos se realizarán con la frecuencia necesaria para su debido control y
registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del responsable de su
custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realizó en su
presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.
Estos arqueos serán efectuados por auditores de la Contraloría General del Estado, así
como por personas delegadas por la unidad de administración financiera, que sean
independientes de las funciones de registro, autorización y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicará
inmediatamente este particular a la autoridad competente para que adopte las medidas
correctivas necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejará constancia escrita y firmada
por las personas que intervinieron en el arqueo.
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Actas de constatación
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250 |
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A9
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
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405-09 Análisis y confirmación de saldos
El análisis permitirá comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estén debidamente registrados y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente
realizadas.
Los valores pendientes de cobro serán analizados mensualmente y al cierre de cada
ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo de la
unidad de administración financiera para determinar la morosidad, las gestiones de
cobro realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas.
El análisis mensual permitirá verificar la eficiencia de la recaudación de las cuentas
vencidas.
Para el cierre contable del ejercicio fiscal correspondiente, efectuarán los ajustes y
regulaciones que permitan depurar los saldos de las cuentas que utilizan, entre otras: la
de anticipos de fondos (incluidas las de fondos rotativos, cajas chicas, fondos a rendir
cuentas y fondos para fines específicos), las provisiones para incobrables, entre otras,
a fin de solventar los problemas encontrados y superarlos de manera oportuna,
fomentando así impedir la prescripción o incobrabilidad de los valores.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo de las cuentas, éste será
investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.35
El responsable de la unidad de administración financiera, por lo menos una vez al año,
enviará a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de
confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique.
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Conciliaciones de saldos
cuentas por cobrar
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250 |
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A10
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9
10
11
12
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405-10 Conciliación y constatación
Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de
anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargará de efectuar la conciliación entre
estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la
cuenta del mayor general, para identificar si los saldos responden a operaciones
realizadas y oportunamente registradas en la contabilidad.
Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos
trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por personal independiente del control,
registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo,
que garanticen la integridad y existencia física.
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Conciliaciones de saldos
cuentas por cobrar
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250 |
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A11
1
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4
5
6
7
8
9
10
11
12
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CONTROL TRIBUTARIO
Revisión Fisica y validación de autorizaciones en pag web SRI de Facturas
Emisión de comprobantes de retención
Elaboración de Anexo transaccional Simplificado ATS SRI
Elaboración Anexo Relación Dependencia
Revisión Anexos Gastos Personales
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Reportes SRI
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250 |
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| Actividades |
Primer Semestre |
Segundo Semestre |
| A1405-01 Aplicación de los principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental
La Contabilidad Gubernamental se basará en principios y normas técnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparación y presentación de información financiera, para la toma de decisiones.
La Contabilidad Gubernamental tiene como misión registrar todos los hechos económicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones
a entregar recursos monetarios y producir información Financiera sistematizada y confiable.
Las entidades que por normativa vigente deban presentar estados financieros, éstos serán verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios técnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables.
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25 |
50 |
75 |
100 |
| A2405-02 Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental
El Sistema de Contabilidad de las entidades públicas se sustentará en la normativa vigente para la Contabilidad Gubernamental y comprende, entre otros, la planificación y organización contables, objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y demás información gerencial y los archivos de la documentación que sustentan las operaciones.
El ente financiero del gobierno central y las demás entidades del sector público son
responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los
parámetros señalados por las disposiciones legales vigentes, el cual debe diseñarse
para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de
administración, así como proporcionar en forma oportuna, los reportes y estados
financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real
de sus operaciones.
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25 |
50 |
75 |
100 |
| A3405-03 Integración contable de las operaciones financieras.
La contabilidad constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable para
múltiples usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar información financiera
válida, confiable y oportuna para la toma de decisiones del personal que administra
fondos públicos.
La contabilidad integrará y coordinará las acciones que deben cumplir las unidades que
forman parte del Sistema de Administración Financiera, de conformidad a los principios
y normas técnicas que posibilitan el registro y control de los recursos públicos,
generando información financiera actualizada y confiable, para uso interno y externo.
El sistema contable reflejará la integración presupuestaria y contable de sus
operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.
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25 |
50 |
75 |
100 |
| A4405-04 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y financieros y presentación de información.
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la
información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el
control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la información
en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor
esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información.
Por ningún concepto se anticiparán o postergarán los registros de los hechos
económicos, ni se contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el catálogo
general.
La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la
dirección disponga de información confiable. Una clasificación apropiada implica
organizar y procesar la información, a partir de la cual será elaborada la información
financiera de la entidad.
Las entidades públicas que están obligadas a llevar contabilidad presentarán
oportunamente la información financiera, de conformidad con las disposiciones
establecidas en la normativa vigente.
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25 |
50 |
75 |
100 |
| A5405-05 Conciliación de los saldos de las cuentas
Las conciliaciones se aplicarán por lo menos una vez al año dentro del periodo contable
para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables,
mediante el cruce de información de dos fuentes internas diferentes o de una interna
con otra externa.
Las conciliaciones permiten detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o
regularizaciones cuando sean necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la
respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de comprobar su conformidad y/o
detectar la existencia de diferencias para efectuar los ajustes correspondientes a base
de la documentación sustentatoria.
El personal encargado de realizar las conciliaciones será independiente del registro,
autorización y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas dejarán constancia por
escrito de los resultados; y, en el caso de determinar diferencias, se notificará por escrito
a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la máxima autoridad.
Sobre la base del modelo de gestión financiera implementado por el ente rector de las
finanzas públicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio
serán de responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicación a las normas emitidas
para el efecto.
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75 |
100 |
| A6405-06 Formularios y documentos
Las entidades públicas y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos emitirán y difundirán los procedimientos, manuales, formularios y
formatos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la
documentación de respaldo, para su verificación posterior, tanto física como digital.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que
respalden otras operaciones importantes de carácter técnico o administrativo, serán
preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos
automatizados, esta numeración se generará automáticamente, con un código que
permita controlar su secuencia y autenticidad, y el sistema impedirá la utilización del
mismo número en más de un formulario. Los documentos prenumerados serán
utilizados en orden correlativo y cronológico, lo cual posibilita un adecuado control.
La autoridad correspondiente designará una persona para la revisión periódica de la
secuencia numérica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigación de
los documentos faltantes.
En el caso de errores en la emisión de los documentos, éstos se salvarán emitiendo uno
nuevo. Si el formulario numerado es erróneo será anulado y archivado el original y las
copias respetando su secuencia numérica.
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100 |
| A7405-07 Anticipos de fondos
Los recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos
específicos, garantías, fondos a rendir cuentas, débitos indebidos sujetos a reclamo y
egresos realizados por recuperar, serán adecuadamente controlados y debidamente
comprometidos en base a la disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una
apropiada y documentada rendición de cuentas y la devolución de los montos no
utilizados.
Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los fondos serán liquidados y su diferencia
depositada a través de la cuenta rotativa de ingresos de cada entidad, hasta el 28 de
diciembre de cada año, excepto los anticipos a servidoras y servidores públicos.
La entrega de estos fondos estará supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas
para el efecto por las entidades competentes.
Para asegurar el uso adecuado de los recursos de los fondos de reposición, caja chica,
fondos rotativos, fondos a rendir cuentas, entre otros, la entidad que los otorga deberá
realizar arqueos periódicos sorpresivos.
El personal responsable de la administración de estos fondos presentará los sustentos
necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentación de
soporte o fuente debidamente legalizada.
El área de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de información
sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuentas o
devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio
que permitan corregir desviaciones que inciden sobre una gestión eficiente.
La entidad deberá observar las prohibiciones en la utilización de fondos, emitidas por el
ente rector de las finanzas públicas.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades
sobre este tipo de operaciones y hechos económicos, se podrán utilizar las cuentas
auxiliares que para el efecto constan en el Catálogo General de Cuentas emitido por el
Ministerio de Finanzas, así:
a) Anticipos a servidoras y servidores públicos
Las entidades a través de las unidades responsables de la gestión financiera podrán
conceder anticipos de las remuneraciones u honorarios señalados en el presupuesto
institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institución de
acuerdo a los montos establecidos para el efecto y cuando su capacidad de pago le
permita cubrir la obligación contraída. El valor así concedido será recaudado por la
Unidad de Administración Financiera institucional al momento de efectuar el pago
mensual de remuneraciones. Por su parte, la institución será responsable del control
interno y de la verificación de la capacidad de pago de cada servidor, en aplicación de
la normativa vigente.
b) Anticipo a contratistas
Las entidades contratantes de conformidad con las disposiciones normativas en materia
de contratación pública y los contratos legamente suscritos, podrán otorgar anticipos a
las contratistas, siempre que éstas garanticen los recursos entregados.
Los valores del anticipo se devengarán en la proporción que se amorticen o se reciban
provisionalmente las obras, bienes o servicios.
Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos,
éstos serán registrados en el sistema.
Las cartas de crédito no se considerarán anticipo si su pago está condicionado a la
entrega - recepción de los bienes u obras materia del contrato.
c) Fondos de reposición
Son valores asignados para un fin específico, que serán repuestos previa liquidación
parcial y mediante la presentación de documentación sustentatoria debidamente
legalizada; y, serán liquidados al cumplirse su objetivo de conformidad a la normativa
legal vigente
Estos fondos son:
- Caja chica: institucional; y, en proyectos y programas
- Fondos rotativos: institucional, en proyectos y programas, especiales; y, de entidades
educativas de producción
d) Fondos a rendir cuentas
Constituyen una cantidad de dinero destinada exclusivamente para satisfacer pagos en
efectivo, originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad
específica.
Serán asignados al personal autorizado para satisfacer gastos que no se pueden
atender normalmente y están sujetos a liquidación dentro del mismo mes en que fueron
entregados, previa presentación de la documentación debidamente legalizada que
respalde los egresos realizados.
Estos fondos son:
- Anticipo de viáticos, pasajes y otros de viaje institucionales
- Anticipos de viáticos, pasajes y otros de viajes en proyectos y programas
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| A8405-08 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores
de la entidad, estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos periódicos y
sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física, comprobar su igualdad
con los saldos contables y con los registros y documentos administrativos relacionados.
Dichos arqueos se realizarán con la frecuencia necesaria para su debido control y
registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del responsable de su
custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realizó en su
presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.
Estos arqueos serán efectuados por auditores de la Contraloría General del Estado, así
como por personas delegadas por la unidad de administración financiera, que sean
independientes de las funciones de registro, autorización y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicará
inmediatamente este particular a la autoridad competente para que adopte las medidas
correctivas necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejará constancia escrita y firmada
por las personas que intervinieron en el arqueo.
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100 |
| A9405-09 Análisis y confirmación de saldos
El análisis permitirá comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estén debidamente registrados y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente
realizadas.
Los valores pendientes de cobro serán analizados mensualmente y al cierre de cada
ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo de la
unidad de administración financiera para determinar la morosidad, las gestiones de
cobro realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas.
El análisis mensual permitirá verificar la eficiencia de la recaudación de las cuentas
vencidas.
Para el cierre contable del ejercicio fiscal correspondiente, efectuarán los ajustes y
regulaciones que permitan depurar los saldos de las cuentas que utilizan, entre otras: la
de anticipos de fondos (incluidas las de fondos rotativos, cajas chicas, fondos a rendir
cuentas y fondos para fines específicos), las provisiones para incobrables, entre otras,
a fin de solventar los problemas encontrados y superarlos de manera oportuna,
fomentando así impedir la prescripción o incobrabilidad de los valores.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo de las cuentas, éste será
investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.35
El responsable de la unidad de administración financiera, por lo menos una vez al año,
enviará a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de
confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique.
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| A10405-10 Conciliación y constatación
Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de
anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargará de efectuar la conciliación entre
estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la
cuenta del mayor general, para identificar si los saldos responden a operaciones
realizadas y oportunamente registradas en la contabilidad.
Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos
trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por personal independiente del control,
registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo,
que garanticen la integridad y existencia física.
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| A11CONTROL TRIBUTARIO
Revisión Fisica y validación de autorizaciones en pag web SRI de Facturas
Emisión de comprobantes de retención
Elaboración de Anexo transaccional Simplificado ATS SRI
Elaboración Anexo Relación Dependencia
Revisión Anexos Gastos Personales
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